Вроде опять встала пораньше, чтобы вовремя прийти, работала весь день, но почти ничего не сделала. На личную жизнь и развлечения уже не хватает ни сил, ни времени. Вероятно, дело в том, что ты неправильно составляешь свое расписание. Мы собрали основные правила тайм-менеджмента, которые помогут тебе эффективнее распределять свое время, чтобы успеть сдать все дедлайны в срок и при этом не забросить личную жизнь.

Что такое тайм-менеджмент? 

Тайм-менеджмент — действия, направленные на рациональную организацию времени с целью больше успевать и переживать меньше стресса в жизни. 

Основные правила тайм-менеджмента

Ниже мы собрали золотые правила организации своего времени.

Правило один–три-пять

В сутках всего 24 часа. За это время можно успеть сделать одно большое дело, три средних и пять мелких. Всего девять задач и не больше, чтобы продуктивно поработать и оставить время для отдыха.  

Правило трех

Одним важно менять занятия, другим — концентрироваться на нескольких делах. Правило трех подходит тем, кому проще сфокусироваться на трех крупных задачах и доводить их до конца, чем пытаться распланировать время между девятью пунктами. 

Правила тайм менеджмента

Способ десяти минут 

Выделяй на задачи, которыми не хочешь заниматься, не больше десяти минут. Есть вероятность, что за это время ты втянешься в работу и уже не сможешь остановиться. 

Правило помидора 

Суть методики в том, чтобы поставить таймер на 25 минут и сфокусироваться на работе. По истечении этого времени можно отдохнуть пять минут и опять приступить к делам. Эту систему придумал итальянец Франческо Чирило, чтобы эффективнее подготовиться к экзаменам. Видимо, она получила свое название от таймера в виде помидора, который он заводил каждые 25 минут. 

Способ 90/30

В течение 90 минут ты усиленно работаешь и затем 30 минут отдыхаешь. Таким образом, сначала нужно заняться самой важной задачей, а потом переходить к менее сложным. 

Метод 52/17

Действует аналогичный с предыдущим пунктом принцип. На этот раз нужно работать 52 минуты и затем 17 отдыхать. Альтернатива для тех, кто не может продержаться 90 минут. 

Правило лягушки

Лягушки — сложные и неприятные, но главные задачи, с которыми ты вынуждена сталкиваться. Лучше сделать их в самом начале, чтобы потом не мучить себя и снять камень с души. 

Временные блоки

Конечно, можно просто писать все свои дела в список. Однако у этой методики есть одна проблема — таким образом не очень удобно рассчитывать свое время. Мы же понимаем, что «написать статью» и «помыть посуду» — совершенно разные по сложности и длительности задачи. Составляя расписание, всегда распределяй тайминг еще и по временным блокам. 

Getting Things Done 

GTD — методика, разработанная бизнес-коучем Дэвидом Алленом. Вот в чем ее суть:

  • пиши все задачи в одном месте — Аллен называет это «inbox» — входящие;

  • присваивай делам приоритет и обозначай дедлайн;

  • периодически проводи ревизию — вычеркивай сделанное и избавляйся от ненужных заметок;

  • не откладывай задачи, которые можно сделать за пару минут. 

Zen to Done

ZTD — упрощенная версия GTD. Для нее необходимо выработать десять привычек:

  • собирай всю информацию в inbox;

  • ничего не откладывай в дальний ящик;

  • распределяй дела на неделю и самые крупные — на месяц;

  • научись фокусироваться на одной задаче;

  • всегда делай список дел на краткосрочный период;

  • присваивай всем пунктам категории;

  • регулярно проводи ревизию;

  • пиши список коротко и понятно;

  • выстрой определенный режим дня;

  • старайся делать только то, что тебе действительно интересно. 

Канбан

За странным названием скрывается очень простая методика — работа со стикерами. Сформируй три категории:

  • сделать,

  • делаю,

  • сделала.

Расформируй все задачи по ним. Можно делать это на сайтах вроде Trello.

Правила тайм менеджмента

Правило двух минут

Принцип, вытекающий из GTD и ZTD: если на задачу можно потратить меньше двух минут — делай это прямо сейчас. 

Zero inbox

Как мы писали выше, inbox — входящие. Так вот, тебе необходимо квалифицировать все задачи как только они поступают. Какую-то переместить в список «сделать», какую-то — сразу в архив. Это нужно, чтобы не упустить что-нибудь важное. 

Fresh or Fried

Fresh — свежий, а fried — жареный. Эти два прилагательных описывают твой мозг в начале и в конце дня. Таким образом, необходимо выбрать оптимальное время, когда ты на пике продуктивности, и успеть сделать самые важные дела за этот период. Каждый вечер обязательно составляй список планов на следующий день. Самые приоритетные должны быть в списке «Fresh», наименее серьезные — во «Fried».

Метод айсберга 

Принцип очень простой: собирай всю важную информацию в одном месте. Например, в сервисе Evernote. Квалифицируй их тегами, папками или категориями. Каждые четыре-шесть недель проводи ревизию своего inbox, чтобы избавиться от лишнего. 

Автофокус

Запиши все свои дела в список в произвольном порядке. Выбери те, что необходимо сделать срочно. Разберись с ними. После этого приступи к тем, которые тебе нравятся. Если не получилось с ними разобраться — перенеси в конец списка и вернись позже. 

Матрица Эйзенхауэра

Начерти таблицу с категориями «срочные и важные», «срочные, но неважные», «несрочные и неважные» и «несрочные, но важные». Впиши в нее все свои дела.

Метод 4D

Под «D» подразумеваются четыре слова:

  1. to do — сделать прямо сейчас;

  2. to delegate — не успеваешь и можешь поручить задачу другому;

  3. to delete — откажись от этих задач;

  4. to delay— отложи на определенный срок.

Хронометраж 

Расписывай каждую свою минуту. Даже ту, которую тратишь на безделие. Так можно наглядно увидеть, сколько времени ты потратила на дела, а сколько — на Youtube, кофе или посиделки с друзьями. 

Методика Тима Феррисса

Она базируется на двух методах: 

  1. принципе Парето, когда 80% дел выполняется за 20% времени и, наоборот, 20% дел за 80% времени;

  2. законе Паркинсона — работа заполняет все предназначенное для нее время.

Проще говоря, нужно уметь фокусироваться. 

 

Напоследок не забудь о правиле 6 «П»: плохие показатели предотвращает правильное предварительное планирование.